Chaque année, les 6 premiers mois sont une période décisive pendant laquelle sont prises des décisions importantes pour le fonctionnement et la gestion d’une association. En effet, c’est lors de ce premier semestre qu’ont lieu les assemblées générales d’association. Cependant, en raison de la situation sanitaire liée à la Covid-19, certains organismes rencontrent quelques difficultés quant à la tenue de leur assemblée générale. Heureusement, des ordonnances légales leur permettent, soit de reporter, soit de modifier les modalités de tenue de ces réunions importantes.
Organiser une assemblée générale en présentiel
Il est possible d’opter pour une organisation en présentiel d’une assemblée générale d’association. Toutefois, pour ce faire, il existe quelques règles à respecter.
Tout d’abord, l’assemblée générale doit avoir lieu dans un espace privé ou dans un établissement disposant d’une autorisation d’accueillir du public.
Ensuite, l’accueil est limité à 800 personnes. Aussi, il est essentiel de respecter la distanciation physique ainsi qu’une jauge réduite.
Enfin, il existe des gestes barrières à respecter, notamment le port obligatoire de masque, un lavage régulier des mains ou encore la limitation de contact physique.
Organiser une assemblée générale à distance
Pour une assemblée générale d’association à distance, il est possible d’avoir recours à l’une des deux options suivantes :
- Une réunion en visioconférence ou en audioconférence en utilisant WhatsApp, Skype ou encore Zoom ;
- Une réunion par voie de consultation écrite ou par voie de message électronique.
Pour cette seconde option, il est impératif que le texte de proposition de décisions, le bulletin de vote ainsi que tout autre document nécessaire à la tenue de l’assemblée générale soient parvenus aux membres avant ou avec la convocation à l’assemblée générale.
En ce qui concerne le système de vote, les associations peuvent faire appel à des prestataires qualifiés dans ce domaine. On cite, entre autres, LegaVote, alphavote, easyquorum ou encore slibvote. Ces logiciels de vote à distance ont, en effet, l’avantage d’être sécurisés, ce qui limite les risques pouvant être rencontrés en ayant recours aux moyens de télécommunication classiques. En d’autres termes, ils permettent de garantir la sincérité des résultats, la confidentialité du vote ainsi que l’authentification des membres.
Enfin, il convient de noter que si l’association opte pour des modalités de tenue de réunion à distance, le procès-verbal doit indiquer le recours à l’application des ordonnances dérogatoires. Il doit aussi mentionner une fiche de présentation du logiciel utilisé ainsi que son mode de fonctionnement
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