De algemene vergadering is een conditio sine qua non voor de goede werking van een vennootschap. Het is immers een gelegenheid om vast te stellen of de vennootschap al dan niet goed wordt bestuurd. Dit beheer blijkt uit de resultaten van de jaarrekening van de vennootschap. Bijgevolg zullen de leden hun mening kunnen uitwisselen en oplossingen aanreiken om de toekomst van de vennootschap te sturen. De verkiezing van deze vergadering mag dus niet lichtvaardig gebeuren. De huidige gezondheidssituatie maakt deze verkiezing echter moeilijk. Maar gelukkig is er het stemmen op afstand om deze stap te vereenvoudigen.
Hoe organiseer je een stemming op afstand voor een algemene vergadering?
Volgens de artikelen L.225-107, L.225-103-1, R.225-61 van het Wetboek van Koophandel kan het stemmen op een algemene vergadering (AV) op afstand gebeuren. Maar vóór deze verkiezing moet deze vergadering in het bezit zijn van een goedkeuringsformulier. Dit formulier wordt uiterlijk 6 dagen voor de verkiezing aangevraagd bij de vennootschap. Het bevat één document over het formulier voor stemmen op afstand en het volmachtformulier. De te verstrekken informatie en de bijgevoegde documenten worden geregeld door artikel R.225-76 van het Wetboek van Koophandel. De aandeelhouders van een vennootschap kunnen dus op afstand stemmen per videoconferentie of via telecommunicatiesystemen. Daartoe moet de vennootschap een site gebruiken die uitsluitend voor deze stemming bestemd is. Dit portaal moet over technische voorzieningen beschikken waarmee de deelnemers kunnen worden herkend en de resultaten van de stemming aan hen kunnen worden meegedeeld.
In die zin maakt een op 2 december 2020 gepubliceerde verordening het ook mogelijk om op afstand te stemmen in een algemene vergadering. Dit besluit is genomen vanwege de huidige gezondheidssituatie. En om te kunnen deelnemen, moeten de kiezers verbinding maken via een video- of audioconferentie. Deze kiezers moeten zich nog steeds laten registreren bij de persoon die verantwoordelijk is voor de verkiezing als bewijs van hun deelname. Bovendien is deze persoon verantwoordelijk voor deze aanwezigheid en voor alle technische aspecten van de verkiezing.
Begrippen van een algemene vergadering
De huidige gezondheidstoestand sluit de organisatie van een algemene vergadering niet uit. Deze is zeer belangrijk voor de dagelijkse werking van een onderneming. Zij maakt het mogelijk te stemmen over belangrijke kwesties zoals de begroting, de statuten van de vennootschap en de leden van de raad van bestuur. Om al deze redenen moet deze stemming plaatsvinden. En ondanks de opsluiting moet dit in de best mogelijke omstandigheden gebeuren.
Maar voordat we dat doen, is het toch nuttig om enige kennis te hebben van algemene vergaderingen. Deze vergaderingen zijn verdeeld in twee zeer verschillende soorten. Dit zijn de gewone en buitengewone algemene vergaderingen. Wat de gewone vergadering betreft, dit is een uitstekende gelegenheid om zeer belangrijke zaken betreffende het bedrijf te behandelen. Het gaat erom de ontwikkelingen van een bedrijf te bestuderen. Hiervoor moet een voorlopige begroting voor alle activiteiten worden opgesteld. Vervolgens moeten de bestuursorganen indien nodig worden vernieuwd. En het belangrijkste is dat de rekeningen van uw onderneming worden bevestigd en dat hun goed beheer al dan niet wordt erkend. Het zijn de beheerders van deze rekeningen die er verantwoordelijk voor zijn. Anderzijds behandelt de buitengewone zitting voornamelijk de uitsluiting van leden, de wijziging van de statuten en het doel van de vennootschap, alsook de aankoop van onroerend goed. Zij kan ook de beslissing nemen om een van de activiteiten van de vennootschap definitief stop te zetten, indien nodig. De uitdaging bestaat erin de onderneming een betere toekomst te verzekeren. Vandaar de noodzaak om stemmingen op te zetten, ook al moeten die op afstand gebeuren.
Een AV-verkiezing op afstand opzetten
De wet van 1901 bepaalt duidelijk de totale vrijheid om algemene vergaderingen te organiseren. U hoeft alleen maar de werkingsregels te bepalen. Deze regels garanderen een totale samenhang van de verkiezing en een aanzienlijke tijdwinst. Het eerste wat u moet doen is de stemvolgorde bepalen. Dit zijn de documenten die de reden en het onderwerp van de stemming bepalen. Deze documenten gaan meestal vergezeld van een officiële aankondiging van de datum, de plaats en het tijdstip van de AVA. Ze vermelden ook wie de aankondiging heeft gedaan, en natuurlijk de handtekening van de voorzitter van de AVA.
Ten tweede moetervoor worden gezorgd dat het stemproces soepel en overzichtelijk verloopt. Kiezers moeten worden herinnerd aan de basisregels om het stemproces te vereenvoudigen. U kunt hen ook uitleggen welke stappen zij moeten nemen om hun keuze goed of af te keuren. Ten slotte is het zaak de veiligheid van de stemmen en de beraadslagingen te waarborgen. Hiervoor is de keuze voor elektronische stemming van fundamenteel belang. Zij is vooral gebaseerd op de veiligheid en vertrouwelijkheid van de verkiezing. Zo garandeert u de bescherming van de stemmen en de gegevens van de deelnemers. In die zin moet de computerbeveiliging van de stemming onschendbaar zijn. Het voor de verkiezing gekozen instrument moet ook de identificatie van de leden via een persoonlijk wachtwoord waarborgen. Dit alles om identiteitsdiefstal te voorkomen. Kortom, GA-stemmen is niet alleen noodzakelijk, maar ook mogelijk op afstand. Het is dus noodzakelijk om te blijven stemmen, ook al gebeurt dat op afstand. De oplossing voor stemmen op afstand is dus het meest geschikt voor de behoeften van een algemene vergadering.
Het juiste gereedschap
Door telewerken zijn er veel hulpmiddelen voor videoconferenties ontstaan. De keuze is dus zeer ruim en het is moeilijk te bepalen welk hulpmiddel geschikt is voor een algemene vergadering. De keuze is vooral gebaseerd op eenvoud en toegankelijkheid. Dit betekent dat zowel de deelnemers als de organisator zich er prettig bij voelen. Hiervoor kunt u kiezen voor een tool die direct online is met klassieke functionaliteiten.
Voor uw verkiezingen kunt u misschien kiezen voor Voxaly. Als specialist in algemene vergaderingen op afstand kan zij u een oplossing bieden die volledig aan al uw behoeften voldoet. Hiervoor biedt Voxaly de implementatie van een multi-support site die de validatie van de resultaten in alle veiligheid mogelijk maakt. Of waarom niet Euro vote, Google meet of Slack voor meer veiligheid en privacy? Er is ook Quizz Yourself, dat gemakkelijk te gebruiken is en waarmee u in alle veiligheid enquêtes kunt houden. Als u het nog professioneler wilt aanpakken, kan Limesurvey u wellicht helpen met meer technische stemmentelling. Easy Quorum is ook een professionele tool voor het beheren van stemmen op afstand tijdens de AVA. Het kan gebruikt worden door enkele kiezers tot enkele honderden. Dit type stemming wordt gebruikt bij algemene vergaderingen van bedrijven, gemeenschappen of verenigingen. De deelnemers loggen in met de identificatiegegevens die hen door de stembureauleden worden verstrekt. Vervolgens kunnen zij deelnemen aan het debat en daarna hun stem uitbrengen. Ze moeten gewoon de regels volgen die bij hun status horen. Kiest u voor gratis tools, dan kunt u kiezen voor Klaxoon, Framavox, Democracyos. Dit zijn allemaal tools voor het goede verloop van uw algemene vergadering verkiezingen.
Om het juiste instrument voor elektronisch stemmen voor een algemene vergadering te kiezen, zijn er echter een aantal zaken waarmee rekening moet worden gehouden. Dit zijn prijs, beperkingen, flexibiliteit en toegankelijkheid. Aan dit alles moet de totale integriteit worden toegevoegd. Een van de belangrijkste zaken bij een verkiezing is immers de bescherming van de kiezer en zijn stem. Dit is een verplichting die de organisator moet nakomen. De toegankelijkheid is vooral belangrijk voor mensen die minder vertrouwd zijn met technologie. Het gekozen instrument mag geen speciale vaardigheden vereisen om er verbinding mee te maken. Het moet eenvoudig en gemakkelijk toegankelijk zijn. Als u het verkiezingsproces wilt reproduceren, kunt u kiezen voor live voting. Als de AVA leden laat stemmen in een verkiezing, moet de tool de stembiljetten op verzoek kunnen openen en sluiten. Hetzelfde geldt voor de onmiddellijke beschikbaarheid van de resultaten.
Daarnaast moet u ook een videoconferentietool kiezen zodat elke deelnemer live kan uitwisselen en discussiëren. Kies daarom tools die het gemakkelijk maken om verbinding te maken met een videoconferentie. Wees echter voorzichtig zodat de leden minder software en internetbrowser hoeven te beheren. Een beetje extra als de tool een functie biedt die stemmen per SMS mogelijk maakt, kunt u de videoconferentie houden. Daartoe kunt u deze in volledig scherm op uw computer opnemen. De persoon die een mobiele telefoon gebruikt, kan rechtstreeks stemmen alsof het een stemkastje is.
Probeer, indien mogelijk, uw uitwisselingen altijd op te nemen om toekomstige conflicten te voorkomen. U kunt dit doen door een schermopname in een videoconferentie. Dit is erg belangrijk om de juiste beslissing te nemen als de stemming erg dichtbij is.